Planifier vos rapports BusinessObjects

Versions concernées : BI 4.2, 4.3, BI 2025 · Temps de lecture : 9 min

En résumé. La diffusion est la force historique de BusinessObjects, et la fonctionnalité la plus sous-utilisée. Trois mécanismes se complètent : la planification (un document, une récurrence, un format, une destination), les événements (déclencher une exécution quand un fichier arrive ou qu’un autre rapport a fini) et les publications (un document éclaté en autant de versions personnalisées que de destinataires). Bien utilisés, ils remplacent des dizaines d’exports manuels et allègent la charge des serveurs aux heures de pointe.

Planification : le mécanisme de base

Flux de planification : un document Webi, une planification définie par récurrence, invites, format et destination, produit une instance envoyée vers la boîte de réception BI, l'e-mail, un serveur de fichiers, FTP ou SFTP — Figure 1 — Une planification produit une instance, livrée vers une ou plusieurs destinations.

Depuis le BI Launchpad, clic droit sur un document, Planifier. Les paramètres qui comptent :

Récurrence : une fois, quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, jour N du mois, calendrier personnalisé (jours ouvrés, clôtures). Le calendrier personnalisé, défini dans la CMC, évite les exécutions un jour férié.
Invites : les valeurs sont fixées à la planification. Une invite « exercice en cours » vaut mieux qu’une valeur en dur qui devra être modifiée chaque année.
Format : Webi (instance consultable dans le Launchpad, interactive), PDF, Excel, CSV, texte. Le format Webi conserve le document complet ; les autres figent une vue.
Destination : boîte de réception BI, e-mail (avec corps et pièce jointe), système de fichiers, FTP/SFTP, et selon la version, des connecteurs vers SharePoint ou des stockages cloud.
Mise en cache et instances : le nombre d’instances conservées par document est plafonné dans la CMC ; un plafond trop haut remplit le référentiel, trop bas fait disparaître l’historique.

Page Planifier de SAP BusinessObjects BI 2025 : titre de l'instance, destinations et périodicité sur une seule page — Figure 2 — En BI 2025, la planification ne passe plus par un assistant à onglets : titre de l’instance, destinations, périodicité, événements et notification sont des sections d’une même page.

Périodicité hebdomadaire dans BI 2025 : jours de la semaine, date de début, date de fin — Figure 3 — Une récurrence hebdomadaire se règle en trois gestes : le motif, les jours, la fenêtre de validité. La date de fin par défaut est à dix ans — à corriger si la planification doit s’arrêter avec le projet.

Destination e-mail d'une planification BI 2025 : expéditeur, destinataires, objet, message et pièce jointe — Figure 4 — La destination e-mail, avec les espaces réservés du serveur : `%SI_EMAIL_ADDRESS%` pour l’adresse du compte, `%SI_STARTTIME%` pour l’heure d’exécution. Rien n’est saisi en dur.

Événements : orchestrer plutôt que caler des horaires

Le réflexe courant est de planifier le rapport à 6 h « parce que l’ETL est fini à 5 h ». Le jour où l’ETL prend du retard, le rapport part avec des données de la veille. Les événements résolvent ce problème :

Événement fichier : la planification attend l’apparition d’un fichier (déposé par l’ETL à la fin de son traitement).
Événement de planification : déclenché par la réussite d’une autre planification, ce qui permet d’enchaîner les rapports.
Événement personnalisé : déclenché par un appel externe (API, script), pour intégrer BO dans un ordonnanceur d’entreprise.

Une planification peut attendre un événement et en déclencher un autre en fin d’exécution : c’est ainsi que l’on construit une chaîne « chargement → rapport de contrôle → publication aux métiers » sans horaire fixe.

Sélection d'un événement de planification dans BI 2025 : événements système, personnalisés, de fichier — Figure 5 — Les familles d’événements disponibles. Les événements système couvrent les événements de planification et de fichier : c’est ce qui permet de déclencher un rapport à la fin d’un chargement plutôt qu’à une heure fixe.

Publications : un document, cent destinataires, cent contenus

Éclatement d'une publication : un document source, des profils qui filtrent par région, des destinataires dynamiques issus d'une requête, et pour chacun une version personnalisée envoyée par e-mail ou dans sa boîte BI — Figure 6 — La publication éclate un document en versions personnalisées par destinataire.

Une publication est un objet à part, créé dans le Launchpad ou la CMC, qui regroupe un ou plusieurs documents et une liste de destinataires. Chaque destinataire reçoit sa propre version :

Destinataires d’entreprise : utilisateurs et groupes BO. La personnalisation passe par les profils (CMC) : un profil « Région » associe chaque utilisateur à sa valeur, et la publication filtre le document en conséquence.
Destinataires dynamiques : la liste vient d’un rapport Webi ou Crystal (nom, e-mail, valeur de filtre). C’est la solution pour des destinataires externes ou une liste tenue par les métiers.
Deux modes d’éclatement : une actualisation par destinataire (sécurité maximale, chaque exécution respecte les droits du destinataire, mais N requêtes) ou une actualisation puis filtrage (une requête, filtrage côté document, beaucoup plus rapide). Le second mode suffit quand le filtre est un simple critère métier.
Formats et livraison : par destinataire, choix du format (PDF, Excel, Webi), de la destination (e-mail, boîte BI) et du nommage du fichier (avec variables : nom du destinataire, date).

Destinataires Enterprise et destinataires dynamiques d'une publication BI 2025 — Figure 7 — Les deux façons d’alimenter une publication : les destinataires Enterprise, pris dans les groupes du référentiel, et les destinataires dynamiques, lus dans un document. Le second mode est celui qui permet d’adresser des gens qui n’ont pas de compte.

Bonnes pratiques

Planifier les rapports lourds la nuit et servir les instances le jour : les utilisateurs ouvrent un document déjà calculé, les serveurs ne sont pas sollicités aux heures de pointe (voir notre article sur les performances).
Un compte de service pour les planifications, pas le compte d’un utilisateur : quand il quitte l’entreprise, ses planifications s’arrêtent avec lui.
Nommer et documenter : titre de la planification, description, propriétaire fonctionnel. L’audit d’un parc BO révèle typiquement 30 % de planifications dont plus personne ne lit le résultat.
Surveiller les échecs : dans la CMC, l’historique des instances et les alertes par e-mail sur échec. Un rapport qui échoue silencieusement pendant trois semaines coûte plus qu’un rapport lent.
Limiter les instances par document et purger : le référentiel (CMS) et le FRS grossissent vite avec des PDF quotidiens conservés indéfiniment.

Pièges classiques

Symptôme	Cause	Correction
Les e-mails ne partent pas	Destination e-mail non configurée sur le Job Server, ou SMTP authentifié	CMC → Serveurs → Adaptive Job Server → Destinations
Le rapport part avec des données de la veille	Horaire fixe, chargement en retard	Événement fichier ou de planification
L’instance s’exécute à la mauvaise heure	Fuseau horaire du serveur vs de l’utilisateur	Vérifier le fuseau dans les préférences et la CMC
La publication met des heures	Mode « une actualisation par destinataire » sur des centaines de destinataires	Passer en « une actualisation puis filtrage » si la sécurité le permet
Un destinataire voit les données d’un autre	Profil mal renseigné, ou filtrage sur un objet absent du document	Vérifier la cible du profil et la présence de l’objet dans la requête
Le PDF est illisible	Mise en page écran, pas page	Concevoir le rapport en mode page, tester l’export avant de planifier

Historique des instances d'un document BI 2025 avec un statut Réussite et un statut Échec — Figure 8 — L’historique des instances est le seul endroit où l’on voit qu’une diffusion a cessé de fonctionner. Une planification qui échoue ne prévient personne tant que la notification d’échec n’a pas été activée.

Questions fréquentes

Peut-on envoyer un rapport à des personnes qui n’ont pas de compte BO ?
Oui, par e-mail avec destinataires dynamiques, en PDF ou Excel. Elles ne pourront pas interagir avec le document ; pour un contenu interactif hors plateforme, il faut un export HTML autonome.

Une planification consomme-t-elle une licence ?
L’exécution utilise le compte planificateur ; les destinataires d’un e-mail n’ont pas besoin de licence. L’ouverture d’une instance Webi dans le Launchpad, elle, nécessite un accès à la plateforme.

Peut-on planifier avec des invites différentes pour chaque exécution ?
Oui, en créant plusieurs planifications du même document, ou mieux, avec une publication et des profils.

Comment planifier depuis un ordonnanceur externe ?
Par événement personnalisé déclenché via l’API REST, ou avec le SDK. Le rapport reste maîtrisé dans BO, le déclenchement vient de l’extérieur.

Pour aller plus loin. Le PDF fige, le Launchpad exige une licence. Entre les deux, N4V Publisher exporte un document Webi en tableau de bord HTML5 autonome et interactif, diffusable par e-mail, intranet ou planification, consultable par tous sans session BO ni licence supplémentaire. Documentation · Essai gratuit.

Sources et références

SAP Help Portal — Guide l’utilisateur SAP BusinessObjects Web Intelligence (BI 4.3 / 2025)
SAP Community — Hub SAP BusinessObjects BI Platform
SAP Help Portal — Guide d’administration de la plateforme SAP BusinessObjects BI
Retours terrain Need4Viz sur des déploiements BI 4.1 à BI 2025

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