UGAP : De SAP WebI au portail client web avec N4V FOR WEBI

Comment la première centrale d’achat public française a transformé son reporting pour offrir à ses clients des tableaux de bord interactifs en temps réel

Le client : UGAP, au service de l’achat public depuis plus de 50 ans

L’UGAP (Union des Groupements d’Achats Publics) est la première centrale d’achat public en France. Établissement public industriel et commercial (EPIC) placé sous la double tutelle du ministère du Budget et du ministère de l’Éducation nationale, l’UGAP propose depuis plus de 50 ans des solutions performantes aux acheteurs publics.

Quelques chiffres clés :

6,88 milliards € HT d’activité globale en 2024
20 800 clients : collectivités territoriales (35%), ministères (28%), établissements publics de l’État (16%), santé (14%), caisses et entreprises (7%)
1,6 million de références produits accessibles
5 000 entreprises partenaires, dont une part significative de PME et ETI
26 implantations territoriales sur tout le territoire français

La particularité de l’UGAP réside dans son modèle « exécuté » : contrairement à d’autres centrales d’achat, elle réalise de l’achat pour revente et exécute les commandes. Ce modèle permet de tracer de manière exhaustive l’ensemble des flux financiers relatifs aux commandes passées par ses clients.

La problématique : rendre les données accessibles aux clients en toute autonomie

Un besoin croissant de transparence et de reporting

Les acheteurs publics sont aujourd’hui soumis à des obligations réglementaires croissantes, notamment :

SPAZER (Schéma de Promotion des Achats Socialement et Écologiquement Responsables)
Rapports d’impact environnemental et social
Compte-rendu aux élus et commanditaires sur la stratégie d’achat

Ces obligations nécessitent des données précises sur la nature des achats, leur impact RSE, et la typologie des entreprises mobilisées (PME, localisation géographique, clauses sociales et environnementales).

L’état des lieux : un processus manuel et chronophage

Avant le projet, le processus de diffusion des données clients reposait sur un circuit complexe :

Les données étaient stockées dans SAP BW on HANA
Les rapports étaient créés dans SAP BI 4.3 (WebI, Analysis for Office, Lumira Designer)
Les référents statistiques internes à l’UGAP produisaient manuellement des exports Excel et PowerPoint
Ces fichiers étaient ensuite transmis aux clients sur demande

Ce processus présentait plusieurs inconvénients majeurs :

Charge de travail importante pour les équipes internes
Délais de production des rapports
Données non actualisées en temps réel
Absence d’autonomie des clients
Impossibilité d’exposer directement les outils BI internes aux clients externes

Le défi technique : exposer WebI sur un portail web externe

L’architecture BI existante était performante pour les usages internes, mais posait un défi technique majeur : comment exposer les rapports WebI aux clients externes sur le portail ugap.fr, sans leur donner accès à l’infrastructure SAP BI ?

Les solutions natives SAP (Lumira Designer, Analysis for Office) n’offraient pas de réponse satisfaisante pour un déploiement web grand public, avec des contraintes fortes en termes de :

Performance : temps de réponse optimaux quelle que soit la taille du client
Ergonomie : expérience utilisateur comparable aux standards du e-commerce
Sécurité : filtrage des données par établissement (SIRENE)
Autonomie : accès en self-service sans formation préalable

La solution : N4V Publisher au cœur de l’architecture

Une architecture innovante avec N4V FOR WEBI

Pour répondre à ces enjeux, l’UGAP a choisi N4V FOR WEBI, et plus particulièrement le module N4V Publisher, qui permet d’exposer les rapports SAP WebI en dehors de l’écosystème SAP, au format HTML5 responsive.

L’architecture cible :

Les composants N4V mobilisés

N4V Publisher : le module clé du projet, permettant de publier les rapports WebI en HTML5 responsive, à jour, dynamiques, accessibles depuis n’importe quel navigateur.

N4V Widgets : plus de 60 widgets interactifs et drillables ont été utilisés pour créer une expérience utilisateur riche, avec notamment :

Graphiques temporels interactifs avec zoom et filtrage
Cartographies dynamiques de la France (régions et départements)
Tableaux filtrables et exportables
Indicateurs KPI avec comparaison année N/N-1
Diagrammes en camembert avec drill-down hiérarchique

N4V Maps : le module SIG intégré a permis de créer des cartographies géographiques interactives montrant l’empreinte économique des achats par région et département.

Les tableaux de bord déployés

Lot 1 : Consommation

Le premier tableau de bord permet aux clients de suivre leurs consommations sur les supports UGAP :

Évolution des commandes : courbe temporelle avec affichage en montant ou en nombre, comparaison année courante vs année précédente
Canal de traitement : répartition entre commandes en ligne (ugap.fr) et commandes via commerciaux/assistants
Typologie de produits : répartition des achats par univers (informatique, mobilier, véhicules…) avec drill-down sur 3 niveaux hiérarchiques
Top fournisseurs : classement des fournisseurs par montant de commandes avec filtrage
Donneurs d’ordre : vision par service/bénéficiaire au sein de l’établissement

Fonctionnalités clés :

Actualisation quotidienne des données (J-1)
Filtrage par bénéficiaire/donneur d’ordre
Comparaison à période identique entre deux années
Export des données au format Excel/CSV
Vue plein écran pour chaque composant
Pop-ups d’aide contextuelle sur chaque indicateur

Lot 2 : Empreinte économique

Le second tableau de bord visualise l’impact économique territorial des achats :

Cartographie nationale : répartition géographique des achats par localisation des fournisseurs (titulaires, sous-traitants, éditeurs)
Drill-down régional/départemental : clic sur une région pour voir le détail par département
Empreinte locale : focus sur la région/département du client
Filtre PME : visualisation spécifique des achats auprès des petites et moyennes entreprises
Liste des fournisseurs PME : tableau détaillé des PME mobilisées

Valeur ajoutée RSE :

Ce tableau de bord permet aux acheteurs publics de valoriser auprès de leurs élus et commanditaires leur contribution au développement économique local et au soutien des PME françaises.

Lots à venir

Lot RSE (prévu) :

Empreinte carbone
Clauses environnementales et sociales des marchés
Heures d’insertion professionnelle
Fabriqué en France
Économie circulaire (article 58 loi AGEC)

Lot Qualité de service (prévu) :

Volumes de devis/commandes/factures traités
Délais de traitement
Taux de litige
Indicateurs de recouvrement

Résultats et bénéfices

Le projet en chiffres

Phase	Durée
Cadrage	4 mois
Conception	2 mois
Réalisation	3 mois
Recette	6 mois

Indicateur	Valeur
Lots déployés	3
Développeurs	2
Clients potentiels	5 200
Indicateurs	174
Composants graphiques	130

Les points forts de la solution

✅ Vision macro et détaillée : de la synthèse aux données granulaires

✅ Dimension interactive : filtres, drill-down, zoom, export

✅ Actualisation quotidienne : données à J-1 sans intervention manuelle

✅ Accessibilité permanente : disponible 24h/24 via ugap.fr

✅ Comparatif annuel : analyse des évolutions d’une année sur l’autre

✅ Performance optimale : temps de réponse rapides quelle que soit la volumétrie client

✅ Autonomie client : accès en self-service via le compte administrateur ugap.fr

Bénéfices pour l’UGAP

Réduction de la charge des équipes de référents statistiques
Valorisation des données existantes dans SAP BW
Image innovante auprès des clients publics
Pérennisation des investissements SAP BusinessObjects
Scalabilité : la même infrastructure sert 5 200+ clients (18000+ donneurs d’ordres)

Bénéfices pour les clients

Transparence totale sur leurs achats UGAP
Autonomie dans l’accès aux données
Conformité facilitée aux obligations réglementaires (SPAZER, rapports RSE)
Valorisation de leur stratégie d’achat auprès des élus et commanditaires
Données exportables pour intégration dans leurs propres outils

Témoignage

« L’enjeu pour nous, c’est que vous puissiez travailler avec nous en transparence, travailler avec nous sur la base de données factualisées et puis surtout exploiter ces données pour valoriser votre travail d’acheteur auprès de vos commanditaires. Les données qui sont disponibles sur le tableau de bord sont très riches, très complètes, actualisées, facilement accessibles et mobilisables. »

Jérôme Thomas, Directeur Général Adjoint en charge des Opérations Commerciales, UGAP

Pourquoi N4V FOR WEBI ?

Ce projet illustre parfaitement la proposition de valeur de N4V FOR WEBI :

Pérenniser les investissements SAP BusinessObjects : l’UGAP a pu capitaliser sur son infrastructure existante (univers, requêtes, rapports WebI, serveurs) sans migration vers un nouvel outil BI.
Partager les tableaux de bord hors de WebI : grâce à N4V Publisher, les rapports sont accessibles en HTML5 responsive à l’extérieur de l’organisation, sans licence SAP pour les utilisateurs finaux.
Interactivité avancée : les widgets N4V (drillbar, timeline, tables filtrantes, cartes dynamiques) offrent une expérience utilisateur moderne et intuitive.
Autonomie des équipes : les équipes BI internes peuvent créer et maintenir les tableaux de bord sans compétences web spécifiques.

Ressources

📺 Replay du webinaire UGAP : Regarder sur YouTube

Article basé sur le webinaire « De Webi au portail client web : Comment l’UGAP transforme son reporting avec N4V FOR WEBI » présenté lors de l’Atelier Rex UGAP en octobre 2025.